Kitágult határok

A kizárólag francia tulajdonban lévő Bricostore 1997-ben mindössze egy irodával indult Magyarországon. 2001-re viszont fő tevékenységeként már négy - hozzáadott értékként ingyenes szolgáltatásokat, mint méretre vágás, fa és üveg szabása, függönyszegés, képkeretezés stb. is nyújtó -, egyenként 8-10 ezer négyzetméteres áruházból álló barkácshipermarket-lánccá nőtte ki magát. Kereskedelmi vállalatként a költséghatékony gazdálkodásra rendezkedett be. Így nem volt kétséges, hogy az anyavállalatnál is használt és bevált, nagy megbízhatóságú, kiemelt adatbiztonságú IBM AS/400-as rendszeren futó kereskedelmi rendszere mellé egy azzal integráltan futó pénzügyi, vállalatirányítási rendszerre is szüksége lesz. Mivel a technológiai platformon nem kívántak változtatni, az AS/400-ra fejlesztett alkalmazások között kutatva találtak rá az R&R Software Zrt. VERK/400 rendszerére, és döntöttek még az indulás évében annak bevezetése mellett. A rendszer - követve az áruházlánc növekedését - alapjaiban nem változott. Ugyanakkor egyedi fejlesztésekkel bővülve, a felhasználók mindenkori igényéhez igazodva ma tökéletesen "ráillik" a Bricostore-ra. Olyannyira, hogy a közelmúltban létrejött romániai leányvállalata is annak bevezetése mellett döntött. Az elmúlt négy évben történtekről a Bricostore informatikai igazgatójával, Csákányi Győzővel beszélgettünk.

Megoldás: - Költséghatékonyság, költségtakarékosság: ezekkel a kereskedelemben az árképzés miatt szinte kötelező működési követelményekkel indultak pénzügyi rendszert keresni. Miért az R&R Software Zrt VERK/400-asán "akadt meg a szemük"?

CSÁKÁNYI GYŐZŐ: - A kereskedelemben a minél kedvezőbb árakhoz szükséges költségtakarékossági igény, valamint a sokrétű tevékenység, szolgáltatás miatt magas szintű informatikai támogatottságra van szükség. A költségtakarékosság pedig az ügyviteli rendszerrel függ össze, hiszen nem mindegy, hogy azt hány munkahelyen hány ember működteti. Ezért a tevékenységek minél magasabb szintű automatizálása volt a cél, vagyis hogy az ügyvitellel minél kevesebb embert foglalkoztassunk, s rájuk is elsősorban érdemi munkát kívántunk bízni. Ugorjunk egy kicsit előre, hogy megnézzük e gondolkodásmód végeredményét: megfelelő minőségű informatikai rendszert választva elértük, hogy a főkönyvelőt is beleértve a központban hat, áruházanként pedig mindössze 2-3 személy foglalkozzon az ügyvitellel. Ez az irodahelyek, a gépek, a bérek és a szociális juttatások szempontjából komoly megtakarítást jelent. Ugyanakkor, mert érdemi munkát végezhetnek, a kollégák megbecsültebbnek érzik magukat, s így elégedettebbek.

M.: - Mikor kezdtek hozzá a rendszer bevezetéséhez?

CS. GY.: - Amíg nem voltak tranzakcióink, az első három hónapban egy PC-s rendszerrel dolgoztunk. Mivel azonban tudtuk, hogy 1998-ban nyit az első áruház, november-decemberben kezdtünk - a pénzügy és számvitel, a tárgyieszköz-gazdálkodás, a bérszámfejtés és a szállító-, illetve szállítóifolyószámla-kezelés automatizálására - rendszert keresni. Az említetteken túl az átutalások automatizáltsága, valamint a technológia szintjén a kereskedelmi rendszer platformjául szolgáló AS/400 támogatása is kiválasztási szempont volt, valamint a francia anyacég miatt a többnyelvűség. A VERK/400 mindezeknek megfelelt, de - mivel több jogi személy található a cégcsoportban (többek között a profitcentrumokat működtető áruházak) -, a már meglévő, de később a konszolidálás szintjén továbbfejlesztett többcéges képessége is mellette szólt. A konszolidáció fontos volt, mivel az áruházaknak ugyan külön szállítói folyószámlájuk van, de ugyanakkor konszolidáltan is látnunk kell azokat. A szoftver jó konszolidációs képességeit ismerve tudtuk, hogy nem jelent különösebb gondot ennek megoldása.

M.: - Milyen nehézségek adódtak a bevezetés során?

CS. GY.: - A VERK/400 és az R&R Software - a mi szerencsénkre is - egyaránt jól vizsgázott, nem voltak kirívó problémák. A fejlesztések az R&R Software-nek lehet, hogy gondot jelentettek, hiszen folyamatosan újabb és újabb kívánalmakkal bombáztuk őket, de bírták az iramot.

M.: - Hallhatnánk a fejlesztések jellegét bemutató példákat?

CS. GY.: - Az alapbevezetés után, az ügyviteli folyamat alakulásának ütemében a megtalált legjobb megoldásokat azonnal beépíttettük a rendszerbe - ez módosításokat, hangolásokat, interfészkialakításokat jelentett. Az első évben - mert megszaporodtak bankjaink - az alapverzióban meglévő banki interfészek átalakítását kértük, amit a visszaigazolások kipontozásával együtt sikeren megoldott az R&R, majd mindezt végigvitte devizára is. Azzal a bankköltségeket csökkentő, különösen összetett feladattal is megbirkóztak, hogy ha a négy áruház mindegyike egy bizonyos időszakon belül utal át a szállítónak, a tranzakció - automatizált fax vagy e-mail kíséretében - központilag, egyben elvégezhető legyen, s a bank visszaigazolása után mind a négy cégnél kipontozódjon az átutalás. Ez utóbbit kézenfekvő azonosítók híján nem egyszerű megvalósítani, de a manuális munka pluszköltséget és -időt jelentett volna. Akadtak kisebb munkával járó, inkább kényelmi szempontokat szolgáló fejlesztések is, például hogy ne tévedjenek el az ügyintézők a cégek között: azok ma már különböző színnel jelennek meg a képernyőn. Nálunk a cégvezetés a könyveléssel kapcsolatban úgy gondolkodik, hogy minden ésszerű, a munkát gyorsító és javító ötletet, még ha nincs is igazolható költségcsökkentő vonzata, alkalmazni és informatikailag is támogatni kell, mert valamilyen formában munkaerő-lojalitás, fokozottabb figyelemmel végzett munka stb. - biztos megtérül. Ezért is folyamatosak a fejlesztéseink. Ezekből bizonyos óraszámot lefed havi szerződésünk az R&R Software-rel, a nagyobb lélegzetűekre pedig külön megállapodás születik.

M.: - Volt-e közöttük komolyabb, projektszintű fejlesztés?

CS. GY.: - A legnagyobb egy vonalkódos, rádiófrekvenciás alapokon működő, 1999. januári első leltárunk alkalmával bemutatkozó, kezdettől több áruházas áruleltárrendszer fejlesztése és a VERK/400-hoz illesztése volt, amelynek első verzióját három hónap alatt elkészítette és installálta az R&R Software. Tervezését az akkori informatikai igazgatóval, Herendi Miklóssal ketten végeztük el még 1998-ban, s ennek alapján fejlesztette ki az R&R Software a VERK menü- és jogosultsági rendszerébe illeszkedő szoftvert. A leltározás antennákon keresztül, az AS/400-hoz kapcsolódó rádiós eszközökkel történik. A cégrendszer, a felhasználó-azonosítás és a jogosultság szintjén a VERK-ével megegyező alkalmazásnak mind a pénzügyi, mind a kereskedelmi rendszerrel van adatkapcsolata. A leltárrendszerre hatalmas feladat hárul. A hipermarketek összességét tekintve mintegy 2,5-3 kilométer hosszú gondolasoron ötvenezerféle, közei egymilliárdnyi értékű termékkel áruházanként egy nap alatt kell az áruleltárt úgy elvégezni, hogy könyvvizsgáló által igazolhatóan helyes értéket mutasson. A kereskedelmi cégeknél ugyanis mindenféle mérleg helyességének szempontjából kulcsfontosságú a készletérték. Technológiai oldalról nézve maguk az eszközök és azoknak az AS/400-hoz történő illesztése a Vonalkód Rendszerház nevéhez fűződik, s ahogy a VERK, a szoftver is AS/400-on fut. Online real-time megoldásról lévén szó, a leolvasás után a helykódot tartalmazó vonalkód a rádiófrekvenciás eszköz továbbításával - a manuális bevitel lehetőségét is megtartva-azonnal a rendszerbe kerül, és az áru azonosítódik. Így folyamatosan nyomon követhető, akár a képernyőn lekérdezve - darabszám, méter, kilogramm stb. szerint -, hol tart a leltár, s az azt végző, majd később az őt ellenőrző kolléga is azonosítódik. Ez a leltározási megoldás kiemelten hasznos, hiszen a felvitelt követően azonnal ellenőrizhető áruházanként egy-egy termék helykódonkénti mennyisége, és a felvitellel kapcsolatos kételyeink is-ellentétben a "kézi vezérléssel" -gyorsan, egyszerűen eloszlathatók. Emellett minden, a könyvvizsgálat szempontjából fontos lista is elkészíthető. A folyamatosan fejlődő rendszer ma már az összetett termékek- pl. komplett fürdőszoba vagy annak egyes elemei - automatikus készletkezelésére is képes.

M.: - Ritkán hallani ilyen olajozott együttműkődésről, mint az Önöké az R&R Software Zrt.-vel. Mi a titka?

CS. GY.: - Egyrészt az itteni felhasználók nagyon konkrét és egyértelmű elképzelései, másrészt a partner, történetesen az R&R Software kiemelkedően magas szintű pénzügyi tudása. Utóbbinak köszönhetően közvetítő nélkül tudtak könyvelési és más pénzügyi, a rendszerbe leképzendő kérdésekről szakembereinkkel beszélgetni, miközben az informatikában is - infrastruktúra- és programszinten egyaránt - otthonosan mozogtak. Az sem elhanyagolható, hogy első rendszerként, még nem teljes kapacitású üzemben került hozzánk a VERK, ezért könnyebb volt a Bricostore később kikristályosodó működéséhez optimalizálni. Összességében egy nagyon ügyfélbarát, minden értelmes igényt kielégíteni igyekvő, nemcsak saját szakmájához értő céggel, mint amilyen az R&R Software, nincs ok arra, hogy ne legyen ahogy Ön fogalmazott - olajozott az együttműködés. Ehhez tagadhatatlanul sok tapasztalatuk és könyvelési szakértelmük is hozzájárult.

M.: - Romániai térnyerésüknek is ez az oka?

CS. GY.: - Ha nem is kizárólag, de közrejátszott benne. Idén nyitott Bukarestben irodát a Bricostore, s mert ott is a francia kereskedelmi rendszert vezették be AS/400-alapokon, ők is ezzel a háttérrel fogtak hozzá a pénzügyi rendszer kereséséhez. Egy romániai nemzetközi cég szoftvere mellett a többnyelvű VERK/400 maradt fenn a szűrőn, és végül a magyar tapasztalatok ismeretében, valamint nagyon kedvező árkonstrukciójával - az R&R Software nyerte el a rendszerbevezetés jogát. Így valójában egy francia cég magyarországi fejlesztésű alkalmazása került bevezetésre Romániában, ami hazai szemmel nézve nem mindennapi megoldás. Döntő érvként szerepelt még a rendszer részét képező - többek között árfolyam-átértékeléssel az importot ís kezelni tudó - korrekt szállítói és készletkönyvelés. Az R&R Software vállalta a két rendszer egyeztetett módon való fejlesztését, vagyis mindkettőben elvégzik a helyi viszonyokhoz, előírásokhoz, szabályozásokhoz való igazításokat, s mindezt a havi karbantartási díj terhére. Mivel a hazai Bricostore regionális központként működik, egy mindkét cég feletti felügyeleti szerepkörrel bíró pénzügyi vezetőnek a rendszert ismerve ott is valós ellenőrzési lehetősége lesz.